Office & Backoffice Administration

Diese Rolle stellt sicher, dass die operativen Grundlagen von FF Office zuverlässig und sauber funktionieren. Der Fokus liegt auf administrativer Klarheit, Prozessunterstützung und der strukturierten Aufbereitung von Informationen für Steuerberatung und Personalverrechnung. Die Position ist hands-on, genau und fest im Operativen verankert.

• Office Management und administrative Abläufe, inklusive Material- und Verbrauchsorganisation

• Koordination wiederkehrender operativer Aufgaben und Besorgungen, einschließlich Teamversorgung

• Aufbereitung und Strukturierung von Unterlagen für die Buchhaltung, unter Einsatz KI-gestützter und teilautomatisierter Workflows

• Operative Unterstützung bei HR- und Personalverrechnungsprozessen, inklusive Informationsaufbereitung sowie Kommunikation mit Steuerberatung und Personalverrechnung
  (keine Durchführung der Personalverrechnung)

• Bearbeitung eingehender Bewerbungen und einfache Koordination von Kandidat:innen

• Optional: Pflege und Betreuung der Büropflanzen

• Direkte Zusammenarbeit mit der Agenturleitung in operativen und administrativen Themen

• Kommunikation und Abstimmung mit Steuerberatung, Personalverrechnung und Buchhaltung

• Sorgfältige, genaue Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch

• Verlässliche und saubere Aufbereitung von Informationen für die Weiterverarbeitung

• Bewusster und verantwortungsvoller Umgang mit digitalen Tools und KI-gestützten Workflows

• Fähigkeit, Prozesse einzuhalten, bei Bedarf zu verbessern und nachvollziehbar zu dokumentieren

• Proaktive Arbeitsweise innerhalb klar definierter Aufgabenbereiche

• Ruhiger, lösungsorientierter Umgang mit operativen Alltagsthemen

• ... keine Rezeptionstätigkeit

• ... keine Projektmanagement- oder kund*innennahe Rolle

• ... keine Fachposition im Bereich Finanzen oder HR

• ... keine Event- oder Teamaktivitätenorganisation